Tidigare artikelSå attraherar och behåller King ny arbetskraft
Nästa artikelEtt arbetsförmedlingskontors resa till en flexibel verksamhetsanpassat kontor och arbetssätt

Med sitt nya kontor visar KPMG vilka de vill vara

0
966

Med sitt nya kontor visar KPMG vilka de vill vara

Intervju med Annsofi Agholm

KPMGs flytt till deras nya kontor på Vasagatan 16 i city och Evenemangsgatan 17 i Solna innebär också att de ändrade sitt arbetssätt. Från att ha arbetat traditionellt i egna kontorsrum och kontorslandskap arbetar de nu flexibelt och aktivitetsbaserat. Annsofi Agholm som tillsammans med Annacari Astner Wimmerstedt varit ansvariga för förändringsprocessen berättar om KPMGs resa till aktivitetsbaserat arbetssätt.

Vad var bakgrunden till att ni valde att flytta och ändra arbetssätt?

Vi satt i gamla lokaler i Tegelbacken vilka skulle rivas. Vi var därför tvungna att flytta och samtidigt såg vi möjligheter när vi började tänka kring vårt kommande arbetssätt.

En aspekt som vi ville införliva var att arbetsplatsen och arbetssättet skulle spegla vilka KPMG vill vara. Vi ville ha ett kontor som kunde attrahera och behålla medarbetare och kunder. Kontoret och arbetssättet skulle därför visa att vi som organisation är förändringsvilliga och samtidigt förmedla en känsla av trygghet till kunden och medarbetarna.

Hur togs beslutet om att flytta och ändra arbetssätt emot i organisationen?

Till en början var det inte bestämt att vi skulle ändra om till aktivitetsbaserat arbetssätt. Beslutet om det kom när vi började titta på hur moderna kontor ser ut och fungerar, hur mycket ytor vi skulle behöva samt vad det är för bild av organisationen vi vill förmedla.

Hur togs beslutet att arbeta aktivitetsbaserat emot utav medarbetarna?

När vi förmedlade ut beslutet var de flesta inte insatta i vad det aktivitetsbaserade arbetssättet skulle innebära, men de flesta såg framemot att lämna de gamla lokalerna och flytta in till ett nytt och fräscht kontor. Sedan såg man möjlighet till bättre interaktion och möten. Även den ofta förekommande farhågan om att det ska bli fullt och att man inte ska få plats kom upp. Då var vi noga med att visa hur det kommer bli och att det kommer finnas plats för alla. Vi hade ju även genomfört aktivitetsanalyser och nyttjandegradsmätningar så vi hade bra koll på hur kontoret användes. Vi hade även genomfört intervjuer för att förstå framtida behov. Några aspekter som kom upp under intervjuer var bland annat att man behövde bättre ytor att koncentrera sig på samt bättre möjligheter att möta personer som kommer utifrån organisationen. Vi förstod också vikten av att påskynda och mer praktiskt arbeta med digitaliseringen så vi kunde komma ifrån pappersbundenheten.

Hur arbetade ni med förändringsprocessen?

Efter att vi hade skrivit på kontraktet började vi kommunicera till medarbetarna om det framtida arbetssättet. Vi informerade på bland annat avdelningsmöten där vi gick igenom vad det nya arbetssättet skulle innebära och vad skillnaden gentemot traditionellt sätt att arbeta. Vi skapade styrgrupper och projektgrupper som bestod utav personer från olika delar av verksamheten. Vi fokuserade på att informera om saker och ting som var beslutat och inte gå ut för mycket med exempelvis preliminära skisser av kontoret. Det viktigaste var att fokusera på arbetssättet och det finns en risk att det blir för mycket fokus på detaljer när man tittar på en ritning.

Vad blev ni mest nöjda med?

Vi är väldigt nöjda med att allt kändes klart när vi flyttade in och processerna var satta. Det var bara för medarbetarna att börja arbeta. Visst kommer det fram saker som man behöver fixa men då helheten var satt, var det enkelt att göra justeringar. Lokalerna känns också väldigt harmoniska och det är en helt annan puls på kontoret nu när vi gått från ett hus med 8 våningar till två arbetsplatser med två våningar – alla är mycket mer samlade.

Vad skulle ni gjort annorlunda om ni fick göra om processen?

Vi var väldigt fokuserade på arbetssättet och på kärnverksamheten så vi kanske borde ha arbetat mer med att stötta servicefunktionerna att ställa om i sitt sätt att ge stöd till verksamhetens olika delar. 

Var det någon del som gick smidigare än väntat?

Vi började närma oss datumet för flytt raskt och vi började undra när medarbetarna skulle börja packa och om de skulle hinna göra det i tid. Men när det väl var dags hade alla packat färdigt och flyttet gick väldigt smidigt.

Var det någon del som krävde mer ansträngning än väntat?

Ja, detaljer såsom att bestämma var alla eluttag skulle sitta tog väldigt massa tid. Man måste ju också bestämma sig i tid, bygget fortsätter och har man inte återkopplat hur man vill ha det blir det inte rätt. 

Vad tycker ni om ert nya kontor och arbetssätt så här långt?

Vi är väldigt glada, nöjda och stolta över de nya lokalerna och den gemensamma matsalen. Det är mycket mer puls och man träffar kollegor som man aldrig tidigare har träffat.

På konferensen den 29 november 2016 i Stockholm berättade både Annsofi Agholm och Annacari Astner Wimmerstedt detaljerat om KPMGs resa och delade med sig av sina erfarenheter. Våra medlemmar och partners får tillgång till alla inspelade föreläsningar. Se kortfilm från Annsofi och Annacaris föreläsning här till höger.

Flyer-ALD-VT-2018-2