Tidigare artikelArbetsmiljöverkets nya föreskrifter uppnås bäst genom Tillgänglighet, Närvaro & Delaktighet
Nästa artikelKungälvs kommun jobbar aktivitetsbaserat

Mät effekterna av nya arbetssätt

0
1002

I alla tider har prestation och utveckling varit faktorer för framgång. Idag utgör dessa förmågor själva livsnerven i framgångsrika organisationer. Företag har inte råd att stagnera eller att underprestera. Genom att utveckla sina förmågor (arbetssätt) kan man skapa en mer responsiv, agil och högpresterande verksamhet som är snabbare, smartare och tåligare än konkurrenternas, skriver Joakim Berg på Enfo.

För att lyckas krävs tid, resurser och tålamod. Och det krävs ett holistiskt perspektiv och ett brett internt samarbete, där varje arbetssätt omfattar både teknik, miljö, processer, kultur och beteende. Framförallt måste man inse att man aldrig blir färdig, utan att det är en utvecklingsresa. Genom att definiera och prioritera sina arbetssätt, och mäta både utvecklingen och värdet man skapar, kommer man gradvis närmre och närmre företagets vision och mål.

Exempel på arbetssätt: Effektivare möten

Ett exempel på arbetssätt är möten. Organisationer lägger enormt mycket tid på möten. Men hur effektiva är de? Och behövs alla, eller finns det alternativa sätt att arbeta på? Och vad händer efter ett möte? Hur fattar man ett välgrundat beslut? Frågorna kring möten är många. Man inser att ett möte börjar långt före själva mötestillfället och slutar långt därefter. Vad kan man göra för att effektivisera möten, och framförallt, säkerställa att de ger något i slutändan?

Att effektivisera möten är en förmåga som företag bör utveckla för att bli mer produktiva och för att skapa mer värde. För att utveckla denna förmåga måste man börja med att definiera en vision och mätbara mål som omfattar både miljö och teknik samt processer, kultur och beteende. För att ett möte ska vara effektivt krävs givetvis rätt fysiska miljö och rätt digitala verktyg. Men det kräver också en effektiv möteskultur med rätt processer och beteenden. Framförallt, man måste skapa en roll som ansvarar och driver utvecklingsresan, t ex en Chief Innovator Officer.

Två mätpunkter: effekter och utveckling

För lyckas måste du mäta två saker; effekter (värde) och utveckling. Effekterna är det värde du vill att det nya arbetssättet ska generera för verksamheten. Det kan vara produktivitet, engagemang och innovationskraft etc. Men att införa nya arbetssätt tar tid och kräver ett kontinuerligt utvecklingsarbete. Genom att mäta båda dessa perspektiv ökar du värdet av det nya arbetssättet.

Effekter – vision och mål (KPI)

Visionen pekar ut riktningen för ett specifikt arbetssätt medan målen är stegen. Exempel på vision för arbetssättet ”effektivare möten” kan vara att ”varje möte ska värna om vår tid samt utveckla vår verksamhet mot våra företagsmål”. Exempel på mål kan då vara att ”inga möten ska ske utan definierat syfte och mål” och ”i största möjlig mån ska möten erbjudas digitalt”.

Målen kan mätas genom s.k. Key Performance Index (KPI), vilket gör att man kan följa utvecklingen för varje mål. Man ökar ett KPI genom att fokusera på Use Cases i Utvecklingsresan.

Utvecklingsresan

För att skapa värde (ökat KPI) av ett arbetssätt måste det införlivas i arbetslivet. Teknik skapar inget värde i sig själv, utan det är när vi använder tekniken rätt som vi skapar värde genom den. Att ändra på kultur och beteende tar tid. I utvecklingsresan delar vi upp denna förändring i tre delar; adoption, engagemang och autonomi. Värdet av arbetssättet ökar ju närmre autonomi man kommer.

I adoptionsfasen hjälper man organisationen att förstå och ta till sig det nya arbetssättet. Här fokuserar man mycket på kommunikation, utbildning och ledarskapsutveckling. I denna fas mäter man aktiviteten kvantitativt, då det är viktigare att man ”gör något” än att man gör rätt.

I fas två (Engagemang) börjar chefer, teams och medarbetare förstå hur arbetssättet fungerar. Man tar mer egna initiativ och man kan här börja stimulera rätt beteenden. Denna fas är kritisk att nå till för att det nya arbetssättet inte ska tappa sitt momentum vilket kan göra att man återgår till det gamla arbetssättet. Genom att mäta både aktivitet (kvantitativt) och hur man använder arbetssättet (kvalitativt) kan man följa utvecklingen och göra rätt utvecklingsinsatser (Use Cases) för att öka värdet av det nya arbetssättet.

I den sista fasen (Autonomi) är arbetssättet helt inbäddat i vårt arbete. Vi tänker inte på att vi använder det utan vi gör det per automatik. Vi ser stort värde av arbetssättet. I denna fas driver vi aktiviteter som fokuserar på affärsmål samt på att upprätthålla en kontinuitet i arbetssättet. Vi mäter kvantitativa och kvalitativa värden för att identifiera nästa steg i utvecklingen.

Utvecklingsresan handlar också om att utvärdera arbetssättet i förhållande till förändringar både inom företaget och i omvärlden. Det är framförallt den tekniska utvecklingen som skapar nya möjligheter att förbättra och förfina arbetssätten på.

Use Cases – en viktig del i utvecklingsresan

För att öka effekterna och analysera utvecklingsresan använder man Use Cases, vilket är definierade och mätbara aktiviteter. Ett Use Case kan ses som ett litet steg mot visionen för ett arbetssätt. Use Cases för ”effektivare möten” kan vara att öka kunskapen om tekniken i konferensrum eller att öka kunskapen kring mötesformalia (agenda, anteckningar, beslutsteknik mm) osv.

Use Cases genomförs och mäts inom 3-6 månader. Detta för att bryta ned utvecklingen i små steg som styr utvecklingsresan i rätt riktning samt ökar värdet över tid.

Avslutningsvis, att införa nya arbetssätt är som att bygga ett lag inom idrott. Det krävs en vision, mål och ett tydligt ledarskap. Det krävs utveckling och samarbete. Det krävs motivation, tålamod och att man har kul tillsammans!

Joakim Berg Enfo