Tidigare artikelKontorslandskap
Nästa artikelConcentration requirements modify the effects of office type on health and productivity

Kontorslandskapets fördelar och nackdelar

0
4055

Vilka fördelar och nackdelar är förknippade med öppna kontorslandskap och kontorsrum (även kallad cellkontor). Vilka är riskerna respektive vinsterna efter flytt till nya kontor eller ombyggnation av gamla kontorslokaler? Att ge heltäckande svar på dessa frågor gör sig inte enkelt då konsekvensen av kontorslösningen för organisationen är förenade med mer än hur kontorets planlösning är utformad. Exempelvis har även arbetets organisering i förhållande till de arbetsuppgifter som behöver genomföras betydelse. Har tjänstemännen fasta platser och får delar av arbetet utföras från andra platser än på kontoret? Allt behöver vägas samman när kontorets lämplighet för organisationen bedöms. Men då det finns ett stort intresse, vill jag i generella termer uppmärksamma hur den fysiska kontorsutformningen begränsad till kontorstypen, påverkar tjänstemän. Inbakad i styckena

kontorslandskap eller kontorsrum - vad är bäst?
Fördelar och nackdelar med kontorslandskap

hittar du även tips om vad för fysiska parametrar det är viktigt att fokusera på vid ett eventuellt kontorsförändringsarbete.

De positiva aspekterna med egna kontorsrum har att göra med de goda möjligheterna till egenkontroll och avskildhet. Tjänstemän som har ett eget rum kan på ett enkelt sätt avskilja sig från andra när de inte vill bli störda eller när de inte vill höras i samtal med kunder, exempelvis i känsliga ärenden. I och med att skrivborden är mer skyddade för insyn och inte passeras av kollegor eller kunder, kan tjänstemännen känna en större trygghet i hantering av känsligt material. Vidare har varje enskild medarbetare en större kontroll över fysiska arbetsmiljöfaktorer såsom temperatur och belysning, något som för den enskilde underlättar skapande av en önskvärd arbetsmiljö. Ytterligare en fördel är att ljudspridningen är betydligt mindre än öppna kontorslandskap, vilket blir en naturlig följd av alla väggar som hindrar ljudets framfart. Förekomsten av visuella distraktioner blir av samma skäl också mindre. I jämförelse med öppna kontorslandskap tycks trivseln vara högre när tjänstemän sitter i egna kontorsrum, något som man just resonerar beror på den redan nämnda höga nivån av egenkontrollen. Ytterligare en fördel har att göra med den psykologiska avskildheten, alltså möjligheten att på ett enklare sätt signalera att man inte vill bli störd och på så sätt styra över sin tillgänglighet gentemot andra.

Nackdelarna med cellkontor är den minskade överblicken som blir följden av den goda avskildheten. Det är svårare att snabbt ta reda på vilka som är på plats och den snabba informationsutbytet begränsas. Studier visar att den sociala gemenskapen upplevs sämre jämfört med öppna kontorslandskap vilket också känslan av organisationstillhörighet kan bli. En annan viktig aspekt som inte kan negligeras är merkostnaderna förknippade med cellkontorslokaler jämfört med öppna kontorslandskap, som har att göra med den ökade ytan som behöver dels konstrueras dels underhållas. Skillnaderna kan uppgå till 40-50% större yta, något som ger allt annat än triviala differenser i företagens lokalrelaterade utgifter. Förvisso är personalkostnader tillika en betydande stor post i företagens balansräkning, men lika enkelt som det är att räkna på fysiska lokalkostnader, är kostnader som orsakas av eventuell produktivitetsänkning till viss del individuellt betingat och dessvärre svårare att kartlägga och räkna på. Avsaknaden av denna typ av kalkyl, gör det svårt för företagsledningar att uppskatta eventuella kostnader kopplade till ytoptimering.

I en dansk riksrepresentativ studie har dock forskare visat att tjänstemän i delad kontorsrum och öppna kontorslandskap sjukskriver sig mer än de i cellkontor. Studien är tyvärr inte utformad så att det går utreda orsakerna till skillnaderna, men författarna resonerar att skillnaderna kan bero på ökade stressnivåer eller ljudnivån, skillnader i ventilation, virusspridning eller på den psykosociala miljön.

I öppna kontorslandskap underlättas det snabba informationsutbytet av att fler sitter närmare varandra utan några fysiska hinder mellan sig. Samtidigt gör personaltätheten att ljudmiljön och de visuella distraktionerna ökar. Skärmar och ljudabsorbenter behöver placeras strategiskt för att förbättra arbetsmiljön i öppna kontorsmiljöer. Men personaltätheten behöver inte alltid vara negativ. Vi människor har ibland en förmåga att dra oss undan när vi inte mår bra. Beteendet kan vara adaptivt under kortare perioder, men om det får fortgå en längre tid kan det leda till att personen blir isolerad. I fokusgruppsintervjuer som jag genomförde i mitt forskningsprojekt, upplevde chefer och skyddsombud att de i öppna kontorslandskap jämfört med cellkontor, snabbare kunde identifiera en försämrad hälsa hos en kollega och sätta in åtgärder för att hjälpa personen.

Men möjligheterna till avskildhet är samtidigt en av de främsta missnöjesfaktorerna i öppna kontorslandskap. Då avskildheten är låg vid de individuella arbetsstationerna, är det viktigt att noga räkna ut behovet av samtalsrum och placeringen av dessa. Studier visar nämligen att antalet interaktioner ökar i öppna kontorslandskap. Alltså att fler kontakter tas om man sitter fler i öppna kontorslandskap. Man vet dock inte vad som förmedlas i dessa möten, det vill säga om samtalen är jobbrelaterade eller inte. Och innehållet i det som förmedlas kan också skilja sig åt mellan cellkontor och öppna kontorslandskap. Det finns studier som visar att mängden känslig information som förmedlas är lägre i öppna kontorslandskap, kan obehöriga höra ett känsligt samtal väljer man hellre att inte prata om det än att riskera att information “läcker ut”. Detta visar återigen vikten av att skapa goda avskildhetsmöjligheter, för att häva hinder för informationsutbyten.

Oavsett vad det är för kontor som ska konstrueras eller flyttas in till, är det viktigt att göra en ordentlig behovsanalys och kartlägga eventuella åtgärder som kan optimera de nya lokalerna. Det är alltid bra att utvärdera det befintliga förslaget med en andra bedömning. Organisationskonsulter bevandrade i arbetsmiljöfrågor och med goda kunskaper i mänskligt beteende och behov, kan öppna upp för kompletterande och viktiga infallsvinklar som inte endast gör den slutgiltiga lösningen mer attraktiv och bättre matchad dagens mångfacetterade arbetsbehov, men som även kan vara behjälpliga i själva förändringsarbetet för att göra processen adaptiv och smidig.