Tidigare artikelMänniskor kostar mer än lampor – därför ska du investera i ljussättning!
Nästa artikelLean i det nya arbetslivet

Det handlar om medarbetarna

0
518

Det har aldrig handlat om IT eller lokalerna – utan vad våra medarbetare gör!

En artikel av Aram Seddigh, management konsult på WeOffice

Att hålla sig uppdaterad, särskilja sig, ställa om för att behålla sin konkurrenskraft eller förnya sig blir allt mer avgörande för organisationer som vill vara ledande och aktuella. Utveckling, kreativitet och att återuppfinna sig själv är numera viktiga ledord som inte bara hörs från snabbväxande innovativa organisationer utan också från etablerade organisationer med tillsynes givna tjänster. Flexibilitet och anpassningsbarhet blir ett allt större krav på organisationer för att kunna leva upp till dessa ledord och då handlar det oftast om flexibilitet och anpassningsbarhet gällande organisationsstrukturen, IT och den fysiska platsen där arbete utförs.

Det gäller att ha en flexibel organisation där grupper snabbt kan sättas samman och upplösas beroende på omvärldens krav. Projektorganisationer som uppmuntrar till enhetsövergripande arbeten skapar möjligheter till anpassning medan hierarkiska organisationsstrukturer skapar låsningar och direkta hinder mot kreativitet och mot nya sätt att lösa gamla utmaningar. IT-lösningar som underlättar kommunikation, informationsdelning, visualisering och mobilitet är ytterligare en ingrediens för att ta del av, förstå och sprida information samt ge stöd i arbetet.

Ytterligare ett stöd i sammanhanget är kontoret där arbete ska utföras. Ytorna behöver vara flexibla så att man smidigt kan anpassa arbetsplatsen till förändrad personalstyrka och till nya gruppers diversifierade behov. Den spatiala lösningen behöver ge goda möjligheter till möten och diverse interaktion samtidigt som den måste ge tillgång till rekreation och koncentrerat arbete.

Det är med bakgrund i detta som man kan förstå förändringen som organisationer gör till flexibla aktivitetsbaserade arbetssätt där arbetets karaktär ska påverka var medarbetaren utför arbetet. Att i en sådan förändring förstå organisationens behov av IT-lösningar och fysisk plats kan vara knepigt men ändå är dessa tämligen förutsägbara processer i förhållande till att förändra medarbetarnas synsätt och öka acceptansen för att arbeta flexibelt. På senare år har medarbetarna fått mer fokus och man försöker allt mer involvera dem med enkätundersökningar och informera om processen.

Dessa insatser är viktiga för att öka förutsägbarheten i projektet och med hjälp av empiri utveckla den framtida arbetsplatsen. Men ensamma räcker de inte för att ändra medarbetarnas förförståelse och beteenden. Därför behöver vi bli bättre på att samla dessa insatser i en övergripande change management program där vi metodisk och strukturellt arbetar med förändringsprocessens alla delar. Alltifrån att skapa förståelse för vikten av förändring, skapa incitament för individen att vilja ta stegen, förmedla kunskap om vad som förväntas och hur man kan gå tillväga för att förändras, hjälpa medarbetarna att ta stegen till nya beteenden samt uppmuntra önskade beteenden för att bibehålla framsteg utan att tappa fart framåt.

För att lyckas med det behöver vi ha en process där det finns en tydlig vision uppifrån organisationen för vart man vill nå med förändringen och varför. Organisationen behöver tillsätta resurser – framförallt i form av tid! – för att det ska finnas förutsättningar att förbereda och genomföra förändringen. Och på samma sätt som det finns en projektplan för den fysiska och tekniska förändringen behövs också en handlingsplan som stöttar medarbetarna i omställningen till nytt arbetssätt.

För det som är själva syftet med förändringen är ju inte att sätta en ny organisation, ny lokalutformning med nya möbler eller tekniska lösningar på plats. Dessa aspekter är centrala och skapar förutsättning för att landa ett nytt arbetssätt. Men vad vi vill få till med att dessa förändringar är att medarbetarna ska ha möjlighet att hänge sig åt nya gränsöverskridande beteenden. Och för att få medarbetarna att börja utforska och ta stegen till ett nytt arbetssätt behöver vi ha en strukturerad och genomtänkt change management program som tar sin utgångspunkt i hur människor beter sig i en förändringsprocess.

Denna artikel har även publicerats i citymark.today

Flyer-ALD-VT-2018