Tidigare artikelLekfulla ytor förbättrar den sociala arbetsmiljön
Nästa artikelSå här behåller du ditt fokus i arbetet

Aktivitetsbaserat – energiboost eller energitapp?

0
677
Karin Nordmark, Fotograf Alexander von Sydow

Aktivitetsbaserat - energiboost eller energitapp?

En intervju med Karin Nordmark HR-chef, Örebro bostäder

Deras främsta mål med att börja arbeta aktivitetsbaserat var att få bättre samverkan och öka tillgängligheten mellan de olika avdelningarna. Men med ökad tillgänglighet kände vissa sig mindre effektiva och det upplevde istället ett energitapp. Örebro bostäder pratade mycket med medarbetarna om hur man kan hantera förändringar och stöttade alla medarbetarna där de befann sig.

Tanken från början var att bygga ett helt nytt kontor från grunden för Örebro Bostäder år 2014. I planeringen började de diskutera kontorsmiljön med medarbetarna och de var väldigt traditionella i sitt tankesätt. De hade en arkitekt som hade gjort ritningar på hur fastigheten skulle byggas från grunden. Sedan kom tanken, ska vi verkligen fortsätta med cellkontor? De gick på inspirerande workshops och insåg att ett aktivitetsbaserat arbetssätt skulle passa bättre. Karin Nordmark HR-chef på Örebro bostäder berättar om sin arbetsdag då hon kommer till sin ”hemvist” på morgonen och lägger in sina saker i sitt personliga skåp. Efter att ha hälsat på kollegorna så beslutar hon sig för var i byggnaden hon vill sitta under förmiddagen beroende på vilken arbetsuppgift som behöver utföras. De har fyra våningar att välja mellan.

”Det är otroligt befriande att komma till jobbet och inte behöva gå in på mitt rum som tidigare. Nu har vi en levande och kreativ miljö” – Karin Nordmark HR-chef

Deras VD sitter nästan alltid ute i bistron på morgonen och går igenom sina mejl. Medarbetarna kan gå fram och diskutera och ställa frågor till sin VD på ett annat sätt än tidigare. Det är bättre kontakt mellan de olika avdelningarna och förståelsen för varandras arbetsuppgifter och roller har ökat. Det ger mycket energi i vardagen att se och höra vad som händer i verksamheten för både chefer och medarbetare.

”Medarbetarna går runt och pratar mer med varandra och stämmer av saker. Nu syns man mer och råkar ibland höra vad de andra arbetar med för projekt. Det skapar en bättre förståelse för hela verksamheten” – Karin Nordmark

Örebro Bostäder har 160 personer från 15 olika avdelningar som jobbar på det nya kontoret och deras främsta mål med att börja arbeta aktivitetsbaserat var att få bättre samverkan och öka tillgängligheten mellan de olika avdelningarna. Innan jobbade många i sina rum i en del av kontoret och hade låg uppfattning av vad som pågick i övriga verksamheten.

Energiboost eller energitapp?
Under förändringsresan hade de tre grupper som jobbade med olika delar av det nya aktivitetsbaserade kontoret. De hade en inredningsgrupp, en teknik och IT grupp och en arbetsmiljögrupp. Karin hade hand om organisation och arbetsmiljön där även en arbetsmiljöingenjör och en ergonom från företagshälsovården fanns med. Det blev en mycket större förändring än vad de hade trott. De planerade att enbart byta lokaler men nu blev det även ett nytt arbetssätt. Det var svårt att få med sig alla, för vissa blev det en energitapp istället för en energiboost.

”En del känner att de tappade i effektivitet eftersom att man är så tillgänglig och det är mycket som händer i den fysiska arbetsmiljön. För att lyckas med att få med sig alla på denna resa så behövde vi påminna om vårt koncept och påminna att det tar tid med förändringar” – Karin Nordmark

De hade en hel del stöttande samtal med sina medarbetare och i ledningen kring människors sätt att hantera förändringar. De var också tvungna att förklara hur ett aktivitetsbaserat arbetssätt går till och svara på frågor. Det blev lite otydligt för medarbetarna hur ett aktivitetsbaserat arbetssätt och kontor skulle se ut eftersom att ledningsgruppen inte själva visste vad som väntade. De pratade väldigt mycket om förändringsprocessen och på vilka sätt en förändring kan hanteras för olika personer. Människor gillar rutiner. För vissa kan en förändring passera helt obemärkt medan andra tycker att det känns nästintill som ett uppbrott eller en skilsmässa. Dessa samtal var även till stor hjälp för att få medarbetarna att stötta varandra i förändringsprocessen. Ledningsgruppen följer fortfarande upp med täta möten och diskuterar saker som behöver förbättras.

”I dag börjar det kännas riktigt bra, många är väldigt nöjda och blir inspirerade av att jobba här, det är ett kreativt och fint kontor” – Karin Nordmark

Karin Nordmark kommer att tala under konferensen Arbetslivsdagarna den 17 Maj 2018 i Göteborg. Missa inte det. Boka din biljett redan nu på www.arbetslivsdagarna.se

Flyer-ALD-VT-2018-2