Tidigare artikelEn arbetsmiljö som gynnar miljön
Nästa artikelArbetslivsdagarna inspirerar till bättre arbetsmiljö

Aktivitetsbaserat arbetssätt i praktiken

0
1032

Aktivitetsbaserat arbetssätt i praktiken

En intervju med Anna Österberg

Nästa steg med den interna utvecklingsresan var att öka samarbetet och kunna jobba mer effektivt. Ett aktivitetsbaserat kontor ökar mobilitet och bidrar till att olika avdelningar och arbetsgrupper möts, därför passade det in att börja jobba aktivitetsbaserat för Unionens medarbetare berättar Anna Österberg som är projektledare.

Den största anledningen till att förnya Unionens kontor var för att de anställda satt väldigt trångt berättar Anna. Målet med förändringen var att alla skulle ha lika mycket yta att röra sig på samtidigt visade att en beläggningsmätning att ungefär 60 % av arbetsplatserna inte vid varje given tillfälle.

”Det blev ett uppvaknande, vi frågade oss själva; kan vi ha det så här? Hur kan vi använda arbetsplatserna mer effektivt.”

Efter 1,5 års förberedelse var det dags för den efterlängtade inflyttningsdagen till de nya kontoren. Inflyttningen av 700 medarbetare skedde under en veckas tid i organiserade grupper. Det flyttades in 3 grupper om dagen med 50 personer i varje grupp. Medarbetarna fick boka in den dagen som passade dem bäst, för att redan vid flytten öka möjligheten att träffa kollegor från andra arbetsgrupper.

Stärka teamkänslan
I förändringsarbetet jobbade Unionen mycket med frågor som rör självledarskap och tillit. Att vara inkluderande var också ett viktigt ämne som framkom.

”En oro var att medarbetarna var rädda för att de inte skulle kunna hitta varandra och att teamkänslan skulle försvinna.”

I form av workshops och olika aktiviteter bestämdes så kallade ”spelregler” som är hållpunkter för vilket arbetssätt och vilka regler som varje arbetsgrupp har. Spelreglerna kan innebära att gruppen hittar ett sätt att kommunicera på och platser att mötas på. Lösningen till utanförskap blev att jobba mer med digitala medier. Det blev ett stöd, så att ingen skulle känna sig utanför och samtidigt användes det för att stämma av hur det går med arbetsuppgifterna.

Aktiviteter för Cheferna
En annan viktig del var att hitta arbetssätt som stärkte ledarskapet. Cheferna fick vara med i ”chefslabbar”. Där togs det fram olika scenarier som kan uppkomma. Sedan diskuterades på vilket sätt de olika problemen kan lösas. Chefslabben fortsatte efter flytten för att utvärdera och prata om vilka de faktiska problemen visade sig vara. Sedan anpassades chefernas arbetssätt.

En prövoperiod
Beroende på vad för arbetsuppgift som behöver göras så väljer alla själva var det passar att sitta och jobba. Första perioden är alltid en prövoperiod för ett nytt aktivitetsbaserat kontor. Sedan görs nya mätningar och analyser kring hur det har fungerat, exempelvis går det att se vilka ytor som används effektivt och vilka ytor som behöver justeras. Kanske behövs fler mötesrum eller kanske behövs en större telefonfri zoon?

”Det är absolut inte klart när man flyttar in, det är nu det börjar.”

Flyer-ALD-VT-2018