Previous articleArbetslivsdagarna inspirerar till bättre arbetsmiljö
Next articleTanken knäcker kroppen – stärk ditt psyke och motverka stress

Aktivitetsbaserade ytor för sekretessbelagda uppgifter

0
219
En av ytorna som Örebro Bostäder har på sin arbetsplats. Fotograf Alexander von Sydow

Aktivitetsbaserade ytor för sekretessbelagda uppgifter

En intervju med Peter Palmgren, byggprojektledare
Text av: Lesly Valencia

En arbetsplats som kräver en plats för sekretessbelagda uppgifter och en yta för att kunna prata privat med människor i krissituationer. Hur får man dessa delar att fungera i ett aktivitetsbaserat arbetssätt?

Örebro bostäder besökte flera olika kontor för att få inspiration på vad som skulle fungera för dem. Då fick de möjligheterna att upptäcka och finna sitt egna sätt att arbeta aktivitetsbaserat på. Processen började ett helt år innan då medarbetarna förbereddes med workshops som gav en allmän förståelse för hur det är att arbeta aktivitetsbaserat. Peter Palmgren är byggprojektledare och har varit med i hela processen.

”Det tar ett tag att finna sitt arbetssätt, vi fick inspiration av att besöka andra trevliga kontor och se fina miljöer”

Hur hanterar man sekretessbelagda uppgifter?
Det är lite olika arbetsuppgifter på Örebro bostäders kontor. De har 160 medarbetare och cirka 43000 hyresgäster. Många arbetar i arbetsgrupper, några är ute en del på byggarbetsplatser under dagen, andra sitter med fakturor och hyreskontrakt större delen av sin arbetsdag. På arbetsplatsen finns det många medarbetare som arbetar med sekretessbelagda uppgifter och handskas med människor i krissituationer. Det kan till exempel vara hyresgäster med osäker ekonomi som behöver en betalningsplan eller frågor som rör barn.

”Innan satt dessa personer i egna rum där de kunde prata om allt med hyresgästerna. Vi funderar på att göra ett slutet arbetsrum för dessa medarbetare som handskas med människor i kris”

De behöver förstås följa lagar som reglerar hur personuppgifter och annan information ska hanteras. Det har de löst genom att ha så kallade ”hemvister”. Det är en fysisk plats med låsbara skåp där personalakter lagras. Hyreskontrakten håller på att digitaliseras men de ha fortfarande en del pärmar och papper.

Hur designa ytor och mötesplatser?
De hade ”förtrupper” som redan några veckor innan fick testa arbetsplatsen för att se att allt fungerade tillfredställande. Det var cirka 25 personer som jobbade heltid under en period innan den definitiva flytten. Det var hanterbart eftersom att de hade tillgång till båda kontoren samtidigt. Det finns en ”lugn våning” med en låg ljudnivå. På detta plan finns även rum i olika storlekar som går att boka för de som behöver arbeta avskilt. Det finns inga telefonfria zoner. De ansåg att det inte behövdes utifrån studiebesöken där det visade sig att det inte var så vanligt att de telefonfria zonerna användes.

”Svårigheterna nu är att några enstaka personer har svårt att koncentrera sig och tycker att det är mycket rörelse och ljud runt omkring. Det blir svårt om man är den som vill vara med överallt och uppfatta allt som sägs”

Vissa miljöer har redan behövts anpassats, lite ”småfix” som Peter uttrycker det. Det fanns en del arbetsplatser som inte användes så de flyttade på dessa bord till en annan yta. De har också märkt att de behöver fler slutna mötesrum till 6-8 personer.

”Många vill känna att de är fria från insyn när de har ett möte”.

Framtiden ser ljus ut
Det finns fortfarande några delar att jobba på, ett aktivitetsbaserat arbetssätt är en ständig process som behöver utvärderas och justeras. Nu är de alla väldigt stolta över att jobba i en härlig miljö som de nya fräscha kontoren erbjuder. De har nu varit i sina nya kontor i 1 år och gått igenom en stor förändring på många plan.

”Detta arbetssätt känns så självklart! Det är mer flexibelt, företaget kan växa eller minska och då är det enklare att organiserar förändringar.”

Save the date gbg 18